Vad gör en controller?

Etiketter

balanserat styrkort, ekonomistryning, kvalitetsindikatorer

Vad gör en controller? Efter att ha varit i ”controllerbranschen” sedan 2001 (privata SCA, kommunala Katrineholm Energi, statliga Statens institutionsstyrelse och under 2015-2017 på Trafikverket) så har jag ändå kvar en viss osäkerhet kring vad en controllers egentliga syssla är. Kanske oklokt att börja ett inlägg på detta sätt om man vill skapa förståelse för controllerrollen. Det är klart att en controller arbetar med ekonomistyrning, dvs ta fram och analysera månadsutfall,  budget, prognos och uppföljning och arbetar med nyckeltal/KPI. Från en beskrivning av ”controller” på Wikipedia:

Arbetsuppgifterna innehåller i regel budgetering, budgetuppföljning, andra periodiska rapporter, prognoser, lönsamhetsuppföljningar, analyser, granskning av investeringsärenden och utveckling av rutiner och system. Utredningar är också en mycket vanlig arbetsuppgift. Controllern deltar ibland i arbetet med redovisning och bokslut.

Controllern använder data från bokföringen, men minst lika viktigt är uppgifter från andra källor såsom personalsystem, produktionssystem och uppgifter som hämtas in separat. Analysen av dessa uppgifter kräver god kunskap om datasystem och god analytisk förmåga. En viktig del av arbetsuppgifterna är också att förmedla uppgifterna inom organisationen och att påverka så att analyserna leder till förändring i önskad riktning. I detta ligger att vara diskussionspartner till chefer och andra beslutsfattare. Yrkesrollen kräver därför också pedagogisk förmåga och ledarskap.

Analysera och presentera siffror. Inte bara på ekonomiskt utfall…

Det står rätt bra om controllerns roll på Wikipedia:
”Controllern använder data från bokföringen, men minst lika viktigt är uppgifter från andra källor såsom personalsystem, produktionssystem och uppgifter som hämtas in separat. Analysen av dessa uppgifter kräver god kunskap om datasystem och god analytisk förmåga. En viktig del av arbetsuppgifterna är också att förmedla uppgifterna inom organisationen och att påverka så att analyserna leder till förändring i önskad riktning.”

Nils-Göran Olve tar i presentationen ”Informationssystem och controllerns roll” upp en business controller som är proaktiv genom att referera till sin text i ”Controllerns roll” (1988):

Jag tror som Nils-Göran Olve att det är något mer än själva sifferexercisen som är controllerarbetets själ (på annan plats har jag reflekterat kring Nils-Göran Olves tankar kring controllerrollen).  Och det tas upp rätt bra i citatet ovan: ”en viktig del av arbetsuppgifterna är också att förmedla uppgifterna inom organisationen och att påverka så att analyserna leder till förändring i önskad riktning”. Det är denna själ som jag vill spegla i denna blogg. Hur mycket kan, vill och får en controller påverka såväl andra medarbetare som ledningen. Är det möjligt att en controller kan se och berätta om organisationens grundläggande logik och verksamhetsidé. En logik och idé som till viss del finns i siffrorna, men till viss del inte direkt visar sig i siffrorna men som ändå mycket viktiga för organisationens syn på sig själv och syn på omgivningen. Till vad nytta finns organisationen? Kan vi följa kundernas/brukarnas nöjdhet (vet vi vilka de är?; är det de som betalar eller de som vi ”utvecklar” i vår verksamhet?)? Kan vi följa medarbetarnas engagemang och glädje med att gå till jobbet? Kan vi följa våra inre processer och se hur vi effektivt och med glädje arbetar tillsammans? Kan vi se hur externa intressenter ser på vår verksamhet? Nedan visas ett exempel som visar på olika kvalitetsindikatorer, och hur dessa kopplas till vision och strategi:

Balanserat styrkort

Olika verktyg som balanserat styrkort och andra nyckeltal/kvalitetsdata kan realiseras med olika IT-system (beslutsstödsystem, eller ”Business Intelligence”(BI)-system). Med bra IT-stöd är det lättare att tydligare synliggöra vart organisationen är på väg utifrån olika perspektiv (som kund, medarbetare och process). Har skrivit om några av de olika IT-system för beslutsstöd jag har arbetet med här.

Men det går inte inte att påverka vare sig själv, medarbetare eller ledning med enbart siffror och mätvärden (även om de är bra att ha som utgångspunkt). Det krävs något mera! Och det är detta, ”något mera”, som gör att denna blogg heter ”controller utan gränser”. Inte för att det bara är controllern som ska se och utveckla medarbetare och affärslogik/affärsidé, utan för att controllern kan vara en av många som gör detta. Vi vill alla ha kul på jobbet och vi vill alla utveckla oss själva och andra. Vi är alla utan gränser!

Jag har varit controller i fyra olika organisationer, och jag har brukat säga att rollen och uppgifterna inte skiljer sig så mycket (ungefär lika i privata, kommunala som privata organisationer – däremot finns en bakomliggande skillnad på hur man kan se på styrningen av offentliga organisationer). Men är en organisation fokuserad på att genomdriva projekt som ofta tar flera år att planera och genomföra så blir kanske controllerrollen just mer fokuserad på att följa upp åtgärder, uppdrag/projekt. Mer nya tankar kring controllerrollen.

p.s. Efter att ha arbetat som ekonom på Lunds Universitet sedan 2018 vet jag nu mer om vad som skiljer en controller från en ekonom (självklart är inte alla ekonomroller lika, men här tillåter jag mig en förenkling).

Annons