Ekonomer inom universitet hanterar många saker. EU-projekt är en typ av projekt som det finns flera handböcker om. Nedan visas ett kortfattat förslag till ekonomisk struktur av ett H2020 EU-projekt (t ex Nano-tandem), för att kunna gå igenom en revision på ett smidigt sätt. Numreringen (1), (2),…(6) är förslag till konkret indelning i en pärm. (ja!, EU, och revisorer älskar pappersunderlag…).

(1) Rapportering – övergripande EU underlag

Ett ifyllt Form C (se sid 6 här, till revisorn i sista steget)

“Report on explanation on the use of resources” (till revisorn i sista steget).

Information om använd växelkurs för projektperioden samt stödjande underlag.

Grant Agreement.

Projektrapport EU (3, 4, 5 och 6 nedan kopplas till ”Projektrapport EU”):

(2) Personal

Uppgift om alla personer, om de jobbat hel/deltid under alla perioder, gärna numrerade.

Uppgifter om uttagen semester, och annan frånvaro/ledighet.

Signerade tjänstgöringsintyg för samtliga anställda inom projektet, gärna numrerade.

Lönekostnadsspecifikation från Kuben/Primula för hela avslutade år, gärna numrerade.

Uppgifter om arbetet (alla timmar) i projektet för all personal, gärna numrerade:

Signerade tidrapporter (”timesheet”) för alla som inte arbetat heltid i projektet (det ska vara två signaturer på varje papper/månad).

“Declaration on a person working exclusively on a H2020 action”, för alla som arbetat heltid. Lönekostnadsspecifikation från Kuben/Primula med ”skarp” lönekostnad för dessa personer som arbetat heltid inom projektet.

Uträkning godkända lönekostnader (EU-proj inom H2020), enligt mall. (förs in under ”a” i Form C)

Stickprov inom (”Travel cost” och ”Other goods and services”)

(3)                       Resekostnader via Lupin  – inklusive kvitton och program/kallelse, deltagarlista

(4)                       Reseräkningar via Primula  – inklusive kvitton och program/kallelse, deltagarlista

(5)                       Other goods and services – externa via Lupin (3, 4 och 5 förs in under ”f”-”Other direct cost” i Form C)

(6)                       Interna fakturor (t ex labfees)   (förs in under ”h” i Form C)

                                               ( 3, 4, 5 och 6 enligt ””)

Ev Kundfakturor

Uppgifter om ev justeringar som avser annan period.

Uppgifter om ev Sub contracting som dokumentation kring upphandling om subcontract har använts där det inte finns ramavtal.

Transaktionslista, sorterad per konto, som visar varje transaktion sorterad per kostnadsslag. Här ingår t ex ”travel cost” och ”other goods and services”, samt ev kostnader som inte tagits med i redovisningen, t ex utländsk moms.

Till sist en länk till en kortfattad beskrivning (två sidor) av ovanstående som kan sättas in i pärmen, som just visar på den övergripande strukturen.