Ekonomi vid universitet

Etiketter

LU_ekonomi

Planera och följa upp projekt – (källa: ekonomidagen vid LU 2018)

Som ekonom vid universitet ska du helst ha en bild över alla kostnadsställen inom institutionen, samt ha en sammanfattning över de viktigaste aktiviteterna framför sig, samt greppa:

Ekonomisupport – Kontinuerlig dialog med forskare

• Kalkylera inför nya projekt (t ex Forte)– fullkostnadskalkyl
• Lägga in kalkyl, projektbudget, i EOS (underlag, registrering av kalkyl)
• Hantera finansiärer och kontrakt/överenskommelser
• Finansieringsplan och Finansieringsanalys, t ex finansiering av professor
• Ta fram kostnad som underlag för prissättning
• Ta fram avtal och kalkyler mellan olika avdelningar/institutioner/universitet
• Ev skapa nya kostnadsställen och ev flytt av aktiviteter (mellan kst)
• Hjälpa forskare med IT-systemen, t ex beställa saker (t ex böcker) i Lupin.
• Lönehantering, omkontering i Raindance eller hantering i Primula
  • Ändra grundkontering och delad kontering avseende lön i Primula
  • Hantera (mindre) utlägg/ersättningar/arvoden (SINK ansökan)
  • Hantera intermittent anställd (timanställda)

.

Bokslut, Prognoser och bokslut för hela institutionen

.

Under året göra fyra verksamhetsrapporter som blir resultatet av bokslut, prognoser och budgetarbetet under ett år:

• Bokslutsrapport (jan (2022))
• Prognos1 (”T1”)-rapport (maj (2021), maj 2022)
• Prognos2 (”T2”)-rapport (sept (2021)).
• Budgetrapport  (dec (2021)).

Hantera myndighetskapital (och ev avlyft – om för mkt myndighetskapital)

Mer utvecklad text om budget och prognos inom universitet här.

Projektredovisning – Följa upp projekt och kommentera utfall, göra ny prognos i EOS (på 1 år) och olika budgetmallar/aktivitetsplanerare (3 år)

• Följa upp kostnadsstället, dess aktiviteter (t ex se till att resultatet = 0 i pågående bidragsprojekt) och kommentera utfall, göra budget och två prognoser per år
• Beräkna och följa upp lokalkostnader
• Overhead/indirekt kostnad – Beräknat pålägg samt i prognosarbetet justera om pålägget blev för högt/lågt.
• Skapa projekt/aktiviteter – lägga in all projektinformation och upplägg av ev automatisk samfinansiering
• Följa upp projekt under projektets gång för att se att alla uppgifter finns, är rätt, och är uppdaterade i ekonomisystemet, samt att intäkter och kostnader följer kalkylen – kan även kallas periodiseringsarbete – görs lämpligen som minst inför budget, prognos1 och prognos2 arbetet (video under 8 min om att följa upp personers kontering, t ex är ”15% omfattning rätt?”, )
• I slutet av projekt: ev justering av samfinansieringen (medfinansiering) av projekt
• Avsluta aktivitet/projekt efter dispositionstidens utgång
• Ekonomisk redovisning till bidragsgivare – och ev återbetalning av medel
• Hantering av EU-projekt, rapportering och EU-revisioner

Löpande redovisning

• Rekvirera medel (skriva ut via ”skrivare 3”)
• Fakturera internt
• Fakturera externt
• Be andra att fakturera oss (t ex för genomförda VFU-besök)
• Ta hand om inkomna rekvisitioner – vidareförmedling av bidrag – i budget/prognos
• Hantera leverantörsfakturor i Lupin/Proceedo (Box 188)
• Beställning av betalning utan faktura (t ex VFU-ersättning till skolor)
• Anläggningsredovisning – t ex utrangera tillgångar

Utveckla rutiner, mallar och processer – (dess (åter)användning)

• Utveckla användningen av Lupin, Raindance, Primula, Hypergen/EOS och Kuben
• Se samband mellan Lupin, Raindance, Primula, EOS och Kuben.
• Utveckla dokumentstrukturen
• Utveckla sättet att kommunicera ekonomi och administration (1, 2-filmer, 3).
• Lära nytt av kollegor, Eken, andra avdelningar, andra institutioner, göra filmer som beskriver ekonomi- och administrativa moment (filmer på Canvas); och genom interna kurser inom LU.

Till sist

Till sist några saker som är bra
Det finns chans att utveckla möjligheterna att ekonomer och avd chef (avdelningen?) träffas för att utbyta erfarenheter inom sitt/sina kostnadsställen, samt möjligheten att utbyta erfarenheter med andra ekonomer inom fakulteten. T ex möjligheten att tydliggöra tidigt hur nya (”fasta”, eller ”tillfälliga”) medarbetare ska konteras/finansieras. Möjligheten att tydliggöra tidigt hur nya projekt/aktiviteter ska finansieras/konteras och ev samfinansieras samt komma överens om lämpligt sätt att följa upp och avsluta projekt/aktiviteter. På samma gång som ekonomer har koll på sitt/sina kostnadsställen bör nog någon ha mer blick på helheten, hela institutionen – samt förmedla denna bild till ansvariga.

Annons